С помощью путевых листов происходит учёт затрат бензина и других горюче-смазочных материалов. В типовых конфигурациях 1С, таких, как 1С 8.3 Бухгалтерия, отсутствуют встроенные печатные формы путевых листов, однако возможно реализовать учет затрат на ГСМ несколькими способами.
Сперва рассмотрим общий порядок учёта ГСМ в компаниях и поэтапно проследим за всеми процессами.
Первым делом, водителями или механиками отражаются сведения о транспортном средстве, маршруте и расходе бензина: фактическом и нормативном. Нормы расхода определяются бухгалтером на основании норм Минтранса.
После этого задача бухгалтера – грамотно учесть приход ГСМ. Рассмотрим, как учитывать ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия.
1. Авансовые отчёты для учёта ГСМ
Первой операцией является выдача ДС в подотчёт. Сделаем это в разделе «Кассовые документы» раздела «Банк и касса».
Выбираем пункт «Выдача».
Заполняем документ следующим образом:
После этого можно перейти к оформлению авансового отчёта. Для этого переходим в раздел «Банк и касса» - «Авансовые отчёты». Нажимаем «Создать».
Заполняем шапку документа и его первую вкладку «Авансы», внеся туда созданный ранее РКО:
Заполняем вкладку «Товары» информацией о купленных ГСМ, указывая 10.03 счёт учета:
После проведения документа получаем следующие проводки:
Для списания бензина используется документ «Требования-накладная», расположенный в разделе «Склад»:
Нажмём Создать и заполним документ:
После проведения документ формирует следующие проводки:
2. Талоны для учёта ГСМ
В случае использования талонов на ГСМ их приобретение отражается документом «Поступление денежных документов» из раздела «Банк и касса». Заполняем документ:
Для заполнения таблицы денежных документов создадим талон ГСМ:
Формируются проводки:
Для дальнейшего учёта ГСМ можно использовать те же документы, что были описаны выше: «Авансовый отчет» и «Требования-накладная».
3. Учёт ГСМ через Поступление товаров
Существует способ учесть ГСМ через документ Поступление товаров. Для этого перейдём в раздел «Покупки» - «Поступления» и создадим Поступление товаров (накладная). Заполним документ следующим образом:
Документ формирует следующие проводки:
Списание ГСМ можно оформить через требование-накладную, пример которого был рассмотрен выше.
В типовой 1С 8.3 Бухгалтерия нет функционала для работы с путевыми листами. Для реализации данной возможности следует подумать о доработке 1С 8.3 Бухгалтерия.
Доработка программы 1С Бухгалтерия 8.3 для учёта путевых листов
Для работы с путевыми листами и их печатью в 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо провести доработку программы, либо встраивание внешней обработки, жёстко не связанной с конфигурацией и не мешающей проводить типовые обновления.
Необходимость в этом может возникать у всех ИП и организаций, так или иначе связанных с перевозками, оказывающими транспортные услуги и имеющими ТС, которые необходимо учитывать. Непосредственными пользователями этого функционала могут быть бухгалтеры, сотрудники транспортного отдела, менеджеры и пр.
Мы предлагаем Вам воспользоваться нашими услугами для внедрения функционала учёта ГСМ и оформления путевых листов для программ 1С, в том числе 1С 8.3 Бухгалтерия. Проконсультироваться по объёмам и глубине работ Вы можете с нашими менеджерами. Просто оставьте заявку, и мы Вам перезвоним.
Заключение
В рамках статьи мы рассмотрели возможности 1С 8.3 Бухгалтерия по работе с ГСМ и её возможностях по учёту путевых листов. Как видно, в типовой редакции нет возможности учитывать путевые листы и выводить их через печатные формы. Однако, это возможно сделать с помощью внешней обработки или же доработки самой программы.
Остались вопросы? Ответим на все вопросы по путевым листам в 1С Бухгалтерия и учёту ГСМ в рамках бесплатной консультации!
Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :
- По авансовым отчетам
- По талонам
- По топливным картам
Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.
Схема учета выглядит следующим образом:
- Выдача наличных денег подотчетнику
- Оформление авансового отчета
- Возврат наличных в кассу
- Списание затрат на ГСМ по топливным картам
На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).
На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)
Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .
Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».
Списание ГСМ по топливным картам
В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.
В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:
- Оприходование топливной карты
- Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
- Списание затрат.
Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)
Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).
- Создание и печать путевых листов;
- Автоматическое заполнение остатков топлива при выезде данными предыдущего листа;
- Автоматическое заполнение спидометра при выезде данными предыдущего листа;
- Автоматическое заполнение пробега если такой маршрут заполнялся ранее;
- Учет расхода ГСМ (км, час, моточас, тех.операции);
- Учет заправок (простой и расширенный: пластиковые карты, талоны, наличные, АЗС, поставщик, склад);
- Учет и планирование затрат на ТС (шины, ТО, ОСАГО, запчасти, масло, топливо);
- Возможность указания норм расхода для зимы/лета и установка периода зимы/лета по организациям и подразделениям;
- Расчет зарплаты (час, км, т.км, т, тех.операции);
- Печать путевых листов (в том числе двухсторонняя, групповая, без данных возврата, без данных выезда и возврата, печать с приложением);
- Сквозная нумерация;
- Отчеты.
- Учет нормативного расхода топлива на основании путевых листов реализован согласно Распоряжению Министерства Транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р о введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (Автобусы, Грузовые бортовые автомобили, Тягачи, фургоны, легковые автомобили, Самосвалы, Специальные и специализированные автомобили, выполняющие работы в период стоянки, Специальные и специализированные автомобили, выполняющие работы в процессе передвижения);
- Возможность ведения учета нескольких видов топлива или смеси топлив для одного транспортного средства. Например, транспортное средство использует бензин и газ, или в один бак заправляют 95 и 92 бензин.
Расширение функциональности
Дополнительно доступно расширение функциональных возможностей программы за счет внедрения разрабоотанных компанией "Синтез" модулей:
|
|
Модули расширения поставляются отдельно от основной программы, стоимость указана во вкладке "Цены".
Варианты поставки и лицензирование
Вы сами выбираете уровень интеграции:
1. Путевые листы для 1С (Подсистема) встраивается в типовую конфигурацию:
- Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП 3.0)
- Бухгалтерия строительной организации 3.1 (БСО 3.1)
- Управление торговлей 11.1 (УТ 11.1)
- Управление небольшой фирмой 1.4, 1.6 (УНФ 1.4, 1.6)
- ERP Управление предприятием 2.0, 2.1 (УПП ЕРП УП 2.0, 2.1)
В результате вы получаете подсистему "Путевые листы" внутри своей типовой конфигурации. Не нужно прыгать из одной программы в другую. Не нужно набивать контрагентов и сотрудников. Не нужно набивать проводки на списание топлива в документ Требование-накладная. Обновление типовой конфигурации происходит стандартным способом, типовым обновлением.
2. Путевые листы для 1С (Конфигурация)
Как и в первом случае, не нужно набивать контрагентов и сотрудников. Не нужно набивать проводки на списание топлива в документ Требование-накладная. Обмен данными с типовыми конфигурациями происходит через СОМ соединение.
Для работы конфигурации необходима платформа 1С:Предприятие 8.3 (приобретается отдельно). Обратите внимание! - базовая версия типовой конфигураций 1С, поставляемая с программной лицензией, позволяет запускать только базовую версию конфигурации. Например, если вы приобретаете "1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия", то вы сможете запускать только конфигурацию "1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия". Поэтому, для работы конфигурации Путевые листы для 1С необходима "не базовая" лицензия на платформу 1С. Такая лицензия поставляется с ПРОФ версиями типовых конфигураций 1С (например "1C:Бухгалтерия 8 ПРОФ", "1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей" и др.) или с поставкой платформы "1С:Предприятие 8. Технологическая поставка". Количество пользователей программного продукта ограничено лишь количеством пользовательских лицензий 1С. Докупать дополнительные лицензии ненужно.
При наличии большого количества транспортных средств, источников финансирования, разнообразных видов деятельности, а также агрегатов, расходующих горюче-смазочные материалы, перед учреждением стоит острая необходимость в автоматизации выписки путевых листов и корректного списания горюче смазочных материалов.
Какая реализация в 1С
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0, для учета путевых листов на различные транспортные средства, рабочих листов для агрегатов, потребляющих ГСМ в соответствии с нормативами, разработана подсистема «Учет ГСМ ».
Пошаговая инструкция
Для того чтобы начать использовать возможности учета ГСМ в программе, необходимо перейти на пункт меню «Администрирование » – «Настройка параметров учета » – «Специализированные подсистемы ». В данной вкладке необходимо проставить отметку в пункте «Учет горюче-смазочных материалов » для отражения документов данного направления.
- «Нормы для расчета расхода ГСМ для агрегатов » и «Нормы для расчета расхода ГСМ для транспортных средств »;
- «Поправочные коэффициенты в процентах » и «Поправочные значения для расчета норм расхода ГСМ »;
- «Маршруты движения транспортных средств ».
Также заполняется регистр сведений «Настройки округления результата расчета нормативного расхода ГСМ », предназначенный для указания округления расхода дробной части и округления числа 1,5.
В пункте меню «Администрирования » по мере необходимости заполняются справочники по виду используемого ГСМ, лицензионных карточек, маршрутов автобусов и топливных карточек водителя.
Перед созданием путевого листа необходимо также заполнить данные о норме расхода транспортного средства в карточке основных средств. Для этого в карточке по кнопке перейти есть регистр сведений «Настройки норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов ».
Читайте также Как начислить оплату за работу в выходной или праздник
Журнал путевых листов и таксировки путевых листов расположен в пункте меню «Материальные запасы ». В программе предусмотрено заполнение путевых листов разных видов в зависимости от транспортного средства. Рассмотрим оформление путевого листа легкового автомобиля (форма №3).
На вкладке «Общие сведения » заполняется информация о транспортном средстве, водителе, подразделении, сотруднике и организации, в распоряжении которого находится водитель. Лицензионная карточка заполняется в случае, если работа транспортного средства по путевому листу является лицензируемой деятельностью.
На вкладке «Выезд » предоставляются данные о времени выезда транспортного средства и показателях спидометра на начало дня. В нижней части путевого листа указываются ответственные за выезд.
Далее заполняется вкладка «Маршруты » с указанием маршрутов движения транспортного средства. После заполнения приведенных данных путевой лист сохраняется и выводится на печатную форму для предоставления водителю. Оставшиеся вкладки заполняются в программе после возвращения транспортного средства.
На вкладке «Маршруты » будет прописана дополнительная информация о времени выезда и возвращении транспорта, а также пройденном километраже. Во вкладке «Возвращение » указываются дата и время возвращения водителя, показания спидометра транспортного средства, а также ответственные за возращение. Информация о поступлении, расходе и остатках ГСМ заполняется на вкладке «Горючее » и по итогам дня результат работы водителя за смену в часах и пройденных километрах будет заполнено во вкладке «Результаты ». При необходимости можно также заполнить вкладку «Прочее ».
Если в учреждении эксплуатируются транспортные средства или агрегаты, расходующие в процессе работы ГСМ, списание ГСМ должно производиться на основании путевых листов, учетных листов агрегатов с учетом нормативов. При наличии большого транспортного хозяйства, разнообразных видов деятельности, источников финансирования остро стоят задачи автоматизации выписки путевых листов, правильного списания ГСМ по статьям расходов. О возможностях, предоставляемых для решения данных задач редакцией 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», рассказывают эксперты фирмы «1С».
Общий порядок работы
В статье кратко описаны общий порядок работы с подсистемой Учет ГСМ и возможности подсистемы, позволяющие повысить эффективность учета ГСМ в учреждении за счет сокращения времени оформления и обработки документов учета ГСМ и минимизации ошибок в рутинных операциях ввода данных. Полная информация о подсистеме Учет ГСМ , методике учета ГСМ, приведена в разделе «Учет ГСМ» методической поддержки редакции 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» в ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ.
Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ТС).
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено оформление путевых листов на транспортные средства различных видов.
Помимо транспортных средств в учреждениях также могут использоваться различные агрегаты, расходующие горюче-смазочные материалы, - бензиновые косы и косилки, мотопилы, мотопомпы, бензогенераторы и прочее оборудование. Поэтому в программе также предусмотрено оформление учетных листов на агрегаты, потребляющие ГСМ.
В программе производится таксировка путевых листов и учетных листов на агрегаты и списание ГСМ в соответствии с нормативами.
Расчет нормативного и фактического расходов по путевому листу (учетному листу агрегата) может быть произведен по нескольким видам ГСМ, например для газо-дизельного оборудования, по нескольким маршрутам или режимам работы с различными условиями эксплуатации транспортного средства или агрегата, влияющими на расход ГСМ.
Для каждого транспортного средства, агрегата можно создать настройки, соответствующие типичным условиям эксплуатации, которые будут подставляться при таксировке и при необходимости могут быть скорректированы, если маршрут или режим работы, отличаются от типового.
Проанализировать данные о расчетных значениях нормативного и фактического расходов, экономии, перерасходе по видам ГСМ, основным средствам - транспортным средствам/агрегатам, сотрудникам - водителям/операторам, эксплуатирующим основное средство, можно в различных отчетах.
Эта работа ведется в подсистеме Учет ГСМ .
Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»
Подсистема Учет ГСМ решает следующие задачи:
- формирование путевых листов (формы 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, АПК-412);
- формирование учетных листов агрегатов (формы 17 и АПК-411);
- расчет для различных маршрутов и условий эксплуатации транспортных средств нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;
- расчет для различных режимов работы и условий эксплуатации агрегатов нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей;
- формирование справки-расчета для документального оформления расшифровки расчета нормативного и фактического расхода ГСМ;
- списание ГСМ для одного рейса по различным счетам учета, источникам финансирования, направлениям расхода, центрам материальной ответственности и подразделениям;
- сводное списание ГСМ по нескольким путевым листам (например, при заправке по топливным картам);
- формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- формирование Журнала учета движения путевых листов (форма № 8, по ОКУД 0345008);
- контроль нормативного и фактического расхода, экономии и перерасхода ГСМ по транспортным средствам и агрегатам, а также по сотрудникам;
- сверка данных о заправках по топливным картам с данными поставщика топлива.
Возможности, предоставляемые подсистемой, включаются опционально: в разделе Администрирование следует вызвать команду Настройка параметров учета на панели навигации и далее на закладке Специализированные подсистемы следует установить флаг Учет горюче-смазочных материалов в одноименной раскрываемой группе. По умолчанию опция ведения учета ГСМ отключена.
Принципы работы в подсистеме «Учет ГСМ»
Работа в подсистеме основана на следующих принципах:
- настройка типового заполнения путевых листов и учетных листов агрегатов для каждого транспортного средства (указываются постоянный водитель, сопровождающие, прицеп и т.п.);
- быстрый выбор адресов в маршрутах и заданиях водителю из списка часто посещаемых объектов для транспортного средства при подготовке путевых листов;
- заполнение данных об остатках горючего и показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа;
- использование данных о горючем и пробеге из путевого листа при расчете нормативного расхода ГСМ;
- расчет нормативного расхода ГСМ в три клика:
заполнение исходных данных по настройкам типичного использования транспортных средств;
расчет нормативного расхода ГСМ по нормам и поправкам для нескольких видов ГСМ и маршрутов;
заполнение списка списываемой номенклатуры ГСМ по настройкам отражения списания в учете; - автоматический расчет остатков ГСМ для расчета фактического расхода ГСМ.
Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»
В первую очередь следует заполнить справочник Виды ГСМ (раздел Администрирование , группа команд Учет ГСМ ), затем ввести нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения в соответствующие справочники, а также настроить режим округления результатов расчета нормативного и фактического расхода ГСМ (раздел Нормативно-справочная информация , группа команд Учет ГСМ ).
Нормы расхода задаются для каждого вида ГСМ на 100 км пробега и в зависимости от типа нормы могут иметь основной параметр расчета (например, «время простоя (ч)» или «объем транспортной работы (т-км)») и его значение по умолчанию. Нормы расхода позволяют указать сезонность применения (день и месяц начала, день и месяц окончания действия). Для нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей указывается вид горючего и значение расхода при расходе 100 единиц горючего.
Нормы для агрегатов имеют основной параметр расчета, в качестве которого могут быть:
- продолжительность работы (ч);
- объем работы (единицы настраиваются);
- показания счетчика.
Поправочные коэффициенты отражают поправку в большую или меньшую сторону в процентах (например, + 5%). Поправочные значения отражают поправку в большую или меньшую сторону в единицах измерения ГСМ (например, + 1 л).
Формирование путевых и учетных листов
Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Для каждой формы в программе применяется одноименный документ, далее - документ Путевой лист .
Для оформления первичных учетных документов, характеризующих работу агрегата, применяется документ Рабочий лист агрегата. Форма первичного документа разработана на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210). Для оформления первичных учетных документов, характеризующих механизированные работы тракторов, комбайнов и самоходных машин, в программе применяется документ Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК) . Форма первичного документа разработана на основании формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста».
Для открытия списка соответствующих документов можно воспользоваться командами Журнал путевых листов и Журнал учетных листов агрегатов в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы .
Следует отметить, что перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не содержит форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также форм № 411-АПК, № 17, поэтому учреждение вправе разработать и утвердить в Учетной политике формы путевых листов и учетных листов агрегатов при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Путевые листы, формируемые в программе, отвечают данным требованиям. Также к любому документу можно добавить внешнюю печатную форму в рамках типового функционала (в разделе Администрирование следует вызвать команду Печатные формы, отчеты и обработки, а затем убедиться, что включен флажок Дополнительные отчеты и обработки и перейти по одноименной ссылке для детальной настройки).
Для формирования печатных форм путевых листов следует заполнить:
- данные водителя (реквизиты водительского удостоверения и прочие) - в справочнике Сотрудники ;
- данные транспортного средства (государственный регистрационный знак, гаражный номер и прочие) - на закладке Для транспортных средств закладки Индивидуальные характеристики элемента справочника Основные средства, НМА, НПА ;
- данные о лицензионных карточках и маршрутах в соответствующих справочниках - группа команд Учет ГСМ в разделе Администрирование .
Для быстрого заполнения документов предусмотрена специальная настройка. Настройка «привязана» к основному средству и типу учетного документа (доступна для добавления и заполнения в панели навигации формы элемента справочника Основные средства, НМА, НПА ). Данная настройка позволяет упростить заполнение:
- большинства реквизитов путевых листов (например, закрепить за автомобилем определенного водителя);
- показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
- остатков горючего по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
- адресов маршрутов и заданий - выбором из списка частых адресов в путевом листе;
- видов горючего - будет автоматически заполняться в новом путевом листе, если не определен режим заполнения по предыдущим документам.
Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ
Для расчета расхода и списания ГСМ в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакция 2, применяются документы таксировкиТаксировка путевого листа и Таксировка учетного листа агрегата (список документов доступен в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы ).
После возвращения ТС из рейса или завершения работы агрегата создается документ таксировки. В нем вводятся данные о первичном документе, работе транспортного средства (агрегата) из путевого (учетного) листа, производится расчет нормативного и фактического расхода ГСМ, формируется Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) и Справка-расчет расхода ГСМ . При проведении документа производится списание ГСМ - формируются бухгалтерские записи по бухгалтерскому и налоговому учету. Каждому путевому листу (учетному листу агрегата) должен соответствовать один документ таксировки, учитывающий все условия эксплуатации и работы транспортного средства (агрегата).
Документы таксировки могут быть заполнены автоматически - на основании соответствующего документа Путевой лист, Рабочий лист агрегата, Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК) . Также в них можно ввести данные вручную, по первичным документам.
В случае если списание ГСМ необходимо выполнять в конце установленного договором расчетного периода после получения документов от поставщика топлива, в документах таксировки путевых листов можно не заполнять таблицу Списываемые материалы на закладке Списание ГСМ , а создать сводный документ таксировки и заполнить его за период. Сводный документ таксировки объединит результаты расчета по всем путевым листам (учетным листам) за период.
Если путевые листы оформляются на типографских бланках, то данные путевого листа указываются в документах таксировки вручную на закладке Данные путевого листа .
На закладке Исходные данные следует ввести все маршруты (шаг 1 на рис. 1) с различными условиями применения норм и поправок (например, первый маршрут был в горах, а второй маршрут проходил по усовершенствованным дорогам). В таблице слева задаются маршруты и виды ГСМ, а справа задаются нормы и поправки, отражающие особенности для каждого маршрута.
Для упрощения заполнения норм и поправок расхода для транспортного средства следует ввести настройку в регистре Настройки норм расхода для транспортных средств и агрегатов .
Данная настройка также позволяет задать контрольные параметры для пробега и срока эксплуатации транспортного средства для своевременного начала или прекращения действия поправок, учитывающих обкатку транспортных средств или износ, связанный с большим пробегом и сроком эксплуатации, согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Использование данной настройки позволит быстро заполнять любые сложные сочетания норм и поправок, характеризующие типичные условия эксплуатации для каждого транспортного средства.
После выполнения команды Заполнить параметры расчета по настройкам для ТС (шаг 2 на рис. 1) можно редактировать значения основных параметров расчета норм и добавлять/удалять нормы и поправки норм в соответствии с условиями эксплуатации в данном рейсе.
На закладке Расчет расхода ГСМ выполняется расчет расхода ГСМ.
Общий порядок действий пользователя следующий:
2. Ввести данные о количестве выданных (заправленных) ГСМ и остатках ГСМ при возвращении, расчет фактического расхода ГСМ будет выполнен автоматически.
На закладке Списание ГСМ определяется список номенклатуры и направление расхода ГСМ для списания.
Для сокращения времени на заполнение списка списываемых материалов можно настроить регистр сведений Настройки отражения затрат на ГСМ и по команде Заполнить в результате сопоставления вида ГСМ и номенклатуры таблица списываемых материалов будет заполнена автоматически. В более сложных случаях списания расходов следует использовать команду Подбор . Документ позволяет гибко списывать ГСМ по различным значениям реквизитов Номенклатура, ИФО, Подразделение, КФО, Счет учета, КПС, Дополнительная аналитика, МОЛ/Место хранения, Счет учета затрат и субконто счета затрат .
После указания состава и заключения комиссии, а также проведения документа можно сформировать печатные формы «Справка-расчет расхода ГСМ» и «Акт списания МЗ (ф.0504230)».
В Справке-расчете расхода ГСМ представлены исходные данные, формулы и расчет нормативного и фактического расхода ГСМ.
Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ
Подсистема позволяет формировать следующие отчеты:
- Движение ГСМ в агрегатах и машинах - отражает по каждому агрегату остатки ГСМ на начало и конец периода, а также поступление и выбытие ГСМ за период;
- Движение ГСМ в транспортных средствах - отражает по каждому транспортному средству пробег и остатки ГСМ на начало и конец периода, а также пробег, поступление и выбытие ГСМ за период;
- Журнал учета движения путевых листов (ф. №8) - формируется журнал учета по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78;
- Журнал учета движения рабочих листов агрегатов - формируется журнал учета для агрегатов и машин по форме, аналогичной форме 0345008;
- Отчет по топливным картам - представляет сведения по заправкам топливными картами для сверки с данными поставщика ГСМ;
- Расход ГСМ по основным средствам и сотрудникам - представляет сведения о нормативном и фактическом расходе ГСМ, а также об экономии или перерасходе ГСМ, сгруппированные по основным средствам и сотрудникам.
Отчеты доступны в группе Учет ГСМ панели отчетов Отчеты по материальным запасам раздела Материальные запасы .